Política de Privacidad

1. Introducción

PANDAMUG S.A.S., identificada con NIT 901.855.783-6, es una empresa colombiana dedicada al diseño, fabricación y comercialización de regalos personalizados, souvenirs y productos inspirados en la biodiversidad, la cultura y la identidad colombiana. En desarrollo de sus actividades comerciales, y en su calidad de responsable del tratamiento de datos personales, reconoce la importancia de proteger la privacidad de las personas que interactúan con la empresa a través de sus canales físicos y digitales.

La presente Política de Privacidad constituye la política de tratamiento de la información exigida por la Ley 1581 de 2012 y sus normas reglamentarias. En ella se describe la forma en que la empresa recopila, utiliza, almacena, comparte, protege y, cuando corresponda, suprime la información personal de quienes visitan su sitio web, realizan compras, interactúan con sus puntos de venta físicos, utilizan sus canales de atención o participan en cualquiera de los servicios ofrecidos.

PANDAMUG S.A.S. está comprometida con el respeto del derecho fundamental de hábeas data. Por ello, adopta medidas técnicas, humanas y administrativas orientadas a garantizar un tratamiento adecuado, seguro y transparente de la información, de conformidad con la legislación colombiana vigente.

Objeto de la Política. La presente Política tiene por objeto informar de manera clara, suficiente y transparente a los titulares acerca del tratamiento al cual serán sometidos sus datos personales, las finalidades de dicho tratamiento, los derechos que les asisten, los mecanismos dispuestos para ejercerlos y las medidas adoptadas por PANDAMUG S.A.S. para proteger la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información bajo su responsabilidad.

Igualmente, informa sobre el tratamiento de los datos obtenidos durante la navegación por el sitio web, el uso de cookies y tecnologías similares, las herramientas de analítica y publicidad digital utilizadas, y las condiciones bajo las cuales la información podrá ser compartida con encargados del tratamiento o terceros autorizados.

Alcance de la Política

Esta Política aplica al tratamiento de los datos personales recolectados por PANDAMUG S.A.S. en territorio colombiano, por medios físicos o electrónicos, a través de cualquiera de sus canales de atención, plataformas tecnológicas y puntos de contacto. En particular, aplica a:

• Los visitantes del sitio web de PANDAMUG S.A.S., aun cuando no realicen una compra, respecto de la información obtenida mediante cookies, tecnologías similares y herramientas de analítica digital.
• Los clientes que adquieran productos a través del comercio electrónico o en cualquiera de los puntos de venta físicos (POS).
• Los usuarios que creen una cuenta o se registren en el sitio web.
• Las personas que diligencien formularios de contacto, cotización, personalización de productos o cualquier otro formulario habilitado por la empresa.
• Los usuarios que se suscriban para recibir información comercial, promocional o boletines electrónicos.
• Las personas que interactúen con la empresa mediante correo electrónico, WhatsApp, redes sociales u otros canales digitales de atención.
• Los participantes en campañas publicitarias, concursos, promociones, eventos o actividades organizadas por la empresa.

Normatividad aplicable. El tratamiento de los datos personales realizado por PANDAMUG S.A.S. se rige por las siguientes disposiciones:

• Artículos 15 y 20 de la Constitución Política de Colombia.
• Ley Estatutaria 1581 de 2012, por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales.
• Decreto 1074 de 2015 (Capítulo 25 del Título 2 de la Parte 2 del Libro 2), que compila el Decreto 1377 de 2013.
• Ley 1480 de 2011 (Estatuto del Consumidor) y Ley 527 de 1999, en lo relativo al comercio electrónico.
• Ley 2300 de 2023, en lo relativo a los canales y horarios para el envío de comunicaciones comerciales.
• Título V de la Circular Única de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC).
• Las demás normas que modifiquen, complementen o sustituyan las anteriores.

De manera complementaria, PANDAMUG S.A.S. procura observar buenas prácticas internacionales en materia de privacidad, como las previstas en el Reglamento General de Protección de Datos de la Unión Europea (RGPD), así como las políticas de uso de datos de los proveedores tecnológicos con los que opera (Shopify, Google y Meta). La referencia a dichos estándares tiene carácter voluntario y no implica el sometimiento de la empresa a legislación extranjera; en caso de discrepancia, prevalecerá la legislación colombiana.

Responsable del Tratamiento

El responsable del tratamiento es PANDAMUG S.A.S., sociedad identificada con NIT 901.855.783-6 y domiciliada en Bogotá D.C., Colombia. Sus datos de identificación, ubicación y canales de atención se encuentran en la sección Información de Contacto de esta Política.

2. Principios Aplicables al Tratamiento de Datos Personales

El tratamiento de los datos personales realizado por PANDAMUG S.A.S. se rige por los principios establecidos en el artículo 4 de la Ley 1581 de 2012. En desarrollo de dichos principios, la empresa se compromete a:

• Realizar el tratamiento con sujeción a la legislación vigente (principio de legalidad).
• Tratar los datos únicamente para finalidades legítimas e informadas al titular (principio de finalidad).
• Tratar los datos solo con la autorización previa, expresa e informada del titular, salvo las excepciones previstas en la ley (principio de libertad).
• Procurar que la información tratada sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible (principio de veracidad o calidad).
• Garantizar el derecho del titular a obtener, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan (principio de transparencia).
• Limitar el tratamiento a las personas autorizadas por el titular o por la ley, y abstenerse de publicar datos personales en medios de divulgación masiva sin control de acceso (principio de acceso y circulación restringida).
• Adoptar las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para evitar la adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento (principio de seguridad).
• Garantizar la reserva de la información, incluso después de finalizada la relación con el titular (principio de confidencialidad).

Adicionalmente, la empresa adopta medidas apropiadas y verificables para demostrar el cumplimiento de sus obligaciones, conforme al principio de responsabilidad demostrada previsto en el Decreto 1074 de 2015.

3. Categorías de Información Personal que Recopilamos

PANDAMUG S.A.S. podrá recopilar información personal directamente del titular, automáticamente durante la navegación por sus plataformas digitales o a través de terceros autorizados. La información recopilada dependerá de la naturaleza de la interacción del titular con la empresa y se limitará a la que resulte pertinente y adecuada para las finalidades informadas.

Información recopilada directamente del titular

• Datos de identificación: nombres y apellidos, tipo y número de documento de identificación, tipo de comprador (persona natural o jurídica), razón social y NIT, cuando corresponda.
• Datos de contacto: dirección de residencia o entrega, ciudad, departamento, país, número telefónico y dirección de correo electrónico.
• Información relacionada con compras y transacciones: productos adquiridos, cantidades, personalizaciones, valor de la compra, número y estado del pedido, historial de compras, cambios, devoluciones, garantías e información asociada al proceso logístico y de entrega.

Respecto de los pagos, PANDAMUG S.A.S. conserva únicamente la información necesaria para identificar la transacción, verificar su estado y atender solicitudes posteriores. Los datos completos de tarjetas u otros instrumentos de pago son procesados directamente por las pasarelas de pago y no son almacenados por la empresa.

Datos de terceros suministrados por el usuario. Cuando el usuario suministre datos personales de terceros (por ejemplo, el nombre y la dirección del destinatario de un regalo, o nombres e imágenes incluidos en una personalización), declara que cuenta con la autorización de dichas personas para entregarlos a PANDAMUG S.A.S. con las finalidades aquí descritas.

Datos sensibles. PANDAMUG S.A.S. no solicita ni requiere datos sensibles para la prestación de sus servicios. Si de manera excepcional llegare a tratarlos, informará previamente al titular cuáles datos tienen ese carácter, la finalidad de su tratamiento y el carácter facultativo de su entrega, y obtendrá su autorización explícita. Ninguna actividad estará condicionada al suministro de datos sensibles.

Información recopilada durante la interacción con nuestros servicios

Cuando un usuario visita el sitio web de PANDAMUG S.A.S., determinados datos podrán recopilarse automáticamente mediante cookies, registros del servidor, etiquetas de seguimiento y herramientas de analítica digital, de acuerdo con la configuración del dispositivo y la autorización otorgada por el usuario.

• Información técnica: dirección IP, tipo y versión del navegador, sistema operativo, idioma, tipo de dispositivo, resolución de pantalla y zona horaria.
• Información de navegación: fecha y hora de acceso, páginas visitadas, tiempo de permanencia, URL de referencia, eventos de navegación e identificadores generados mediante cookies o tecnologías similares.
• Información publicitaria y analítica: fuente desde la cual el usuario llegó al sitio web, interacción con anuncios y campañas, conversiones, audiencias de remarketing y estadísticas derivadas de las herramientas descritas en la sección Herramientas de Publicidad y Analítica.

La información detallada sobre las categorías de cookies utilizadas, sus finalidades, tiempo de conservación, terceros involucrados y mecanismos para administrar las preferencias se encuentra en la Política de Cookies, la cual hace parte integral de la presente Política de Privacidad.

Información obtenida de terceros

PANDAMUG S.A.S. podrá recibir información relacionada con los usuarios proveniente de terceros con los que mantenga relaciones contractuales necesarias para la prestación de sus servicios, tales como la plataforma de comercio electrónico, pasarelas de pago, empresas transportadoras, plataformas de publicidad y analítica digital y redes sociales utilizadas por el usuario para interactuar con la empresa, así como de autoridades administrativas o judiciales en ejercicio de sus funciones.

Dicha información podrá incluir datos de identificación y contacto, estado de pagos y pedidos, eventos de navegación y métricas de conversión, y será tratada conforme a las autorizaciones otorgadas por los titulares y a las finalidades descritas en esta Política.

4. Finalidades del Tratamiento de Datos Personales

PANDAMUG S.A.S. trata los datos personales únicamente para finalidades legítimas, específicas y previamente informadas al titular. Dependiendo de la relación que el titular mantenga con la empresa, los datos podrán ser utilizados para una o varias de las siguientes finalidades:

Gestión de la relación comercial

• Gestión de compras y pedidos: procesar, confirmar y administrar los pedidos, y coordinar su preparación, personalización y entrega.
• Facturación y pagos: emitir facturas electrónicas y demás documentos tributarios, y administrar pagos, reembolsos y devoluciones de dinero.
• Servicio al cliente y postventa: atender peticiones, quejas, reclamos y sugerencias; brindar soporte por los canales autorizados; realizar seguimiento a pedidos y gestionar cambios, devoluciones, garantías, el derecho de retracto, la reversión del pago y programas de fidelización.

Cumplimiento de obligaciones legales y seguridad

• Cumplimiento normativo: cumplir obligaciones legales, tributarias, contables y comerciales, y atender requerimientos de autoridades administrativas o judiciales.
• Control interno: desarrollar procesos de auditoría, gestión de riesgos y cumplimiento.
• Seguridad y prevención del fraude: verificar la identidad de los usuarios cuando resulte necesario, prevenir actividades fraudulentas, proteger los sistemas de información y puntos de venta, e investigar incidentes de seguridad.

Marketing, publicidad y comunicaciones comerciales

Previa autorización del titular, PANDAMUG S.A.S. podrá utilizar la información personal para:

• Comunicaciones comerciales: enviar información sobre productos, promociones, descuentos, novedades, eventos y lanzamientos, a través de los canales autorizados por el titular y dentro de los horarios permitidos por la Ley 2300 de 2023.
• Personalización de contenidos: adaptar las comunicaciones comerciales según los intereses y preferencias del usuario.
• Publicidad digital: realizar segmentación de audiencias, remarketing, medición y optimización de campañas mediante plataformas como Google y Meta.

El titular podrá, en cualquier momento, revocar su autorización para recibir comunicaciones comerciales o solicitar que no se le contacte por un canal determinado, mediante el enlace de cancelación incluido en cada comunicación o a través de los canales de atención.

Analítica, funcionamiento y mejora continua

• Analítica y mejora de la experiencia: analizar el comportamiento de navegación, mejorar la experiencia de compra y optimizar el funcionamiento, rendimiento y seguridad del sitio web.
• Medición y análisis: medir conversiones y resultados de campañas, y realizar análisis estadísticos y estudios de mercado.
• Innovación y desarrollo: desarrollar nuevos productos, servicios y funcionalidades, y elaborar reportes internos de desempeño comercial y operativo.

Los datos personales no serán utilizados para finalidades distintas de las aquí descritas. Si PANDAMUG S.A.S. requiriera tratarlos para una finalidad nueva, lo informará al titular y obtendrá previamente su autorización, salvo que la ley no la exija.

5. Autorización y Fundamento Jurídico del Tratamiento

De conformidad con el artículo 9 de la Ley 1581 de 2012, el tratamiento de datos personales por parte de PANDAMUG S.A.S. se fundamenta en la autorización previa, expresa e informada del titular, la cual se solicita a más tardar al momento de la recolección de los datos.

Obtención de la autorización

La autorización podrá otorgarse por escrito, de forma oral o mediante conductas inequívocas del titular que permitan concluir de forma razonable que la otorgó; en ningún caso el silencio se asimilará a una conducta inequívoca. PANDAMUG S.A.S. obtiene la autorización, entre otros, por los siguientes mecanismos, y conserva prueba de ella:

• Canales digitales: casillas de aceptación en el proceso de compra, en la creación de cuenta y en los formularios de contacto, cotización, personalización y suscripción; y el panel de preferencias de cookies.
• Puntos de venta físicos: avisos de privacidad visibles y aceptación del titular al suministrar sus datos para facturación, programas de fidelización o comunicaciones comerciales.
• Actividades promocionales: aceptación de los términos y condiciones de concursos, sorteos y campañas.

Al momento de solicitar la autorización, la empresa informa al titular el tratamiento al cual serán sometidos sus datos y su finalidad, sus derechos, el carácter facultativo de las respuestas sobre datos sensibles o de menores de edad, y la identificación y datos de contacto del responsable.

Casos en que no se requiere autorización

Conforme al artículo 10 de la Ley 1581 de 2012, no será necesaria la autorización del titular cuando se trate de: (i) información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial; (ii) datos de naturaleza pública; (iii) casos de urgencia médica o sanitaria; (iv) tratamiento autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos; y (v) datos relacionados con el registro civil de las personas.

Obligaciones legales y contractuales

La autorización otorgada por el titular comprende el tratamiento necesario para ejecutar la relación comercial (gestión de pedidos, pagos, entregas, garantías y servicio al cliente). Asimismo, PANDAMUG S.A.S. tratará y conservará los datos que resulten necesarios para cumplir los deberes que le impone la ley, tales como la expedición y conservación de facturas electrónicas, las obligaciones tributarias y contables y la atención de requerimientos de autoridad competente.

Revocatoria

El titular podrá revocar su autorización o solicitar la supresión de sus datos en cualquier momento, siguiendo el procedimiento previsto en la sección Derechos del Titular. La revocatoria y la supresión no procederán cuando el titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.

6. Uso Compartido de Datos Personales

PANDAMUG S.A.S. podrá compartir datos personales únicamente cuando ello sea necesario para cumplir las finalidades descritas en esta Política, cuando exista autorización del titular o cuando la ley lo ordene o permita.

La mayoría de los terceros indicados a continuación actúan como encargados del tratamiento, es decir, tratan los datos por cuenta de PANDAMUG S.A.S., conforme a sus instrucciones y bajo obligaciones contractuales de seguridad y confidencialidad:

• Plataforma de comercio electrónico: Shopify, para la administración de la tienda virtual, clientes, pedidos y catálogo.
• Proveedores de servicios de pago: pasarelas de pago y entidades financieras encargadas del procesamiento de pagos, la validación de transacciones, la prevención del fraude y la gestión de reembolsos.
• Empresas de logística, transporte y mensajería: para el despacho, seguimiento y entrega de los productos.
• Herramientas administrativas y contables: como Alegra, para la facturación electrónica, los registros contables y las obligaciones tributarias.
• Herramientas de comunicación y marketing: como Omnisend, para el envío de confirmaciones de pedidos y comunicaciones comerciales, y herramientas de gestión de clientes (CRM).
• Proveedores de servicios tecnológicos: alojamiento, almacenamiento en la nube, desarrollo de software, seguridad informática y atención al cliente.
• Plataformas de publicidad y analítica digital: como Google y Meta, en los términos de la sección Herramientas de Publicidad y Analítica.
• Autoridades y entidades públicas: cuando exista una obligación legal o un requerimiento de autoridad competente en ejercicio de sus funciones.

PANDAMUG S.A.S. no vende ni comercializa los datos personales de sus usuarios.

7. Transferencias y Transmisiones Internacionales de Datos Personales

Algunos de los proveedores tecnológicos utilizados por PANDAMUG S.A.S. almacenan o procesan información en servidores ubicados fuera de Colombia. En consecuencia, los datos personales podrán ser objeto de:

• Transmisión internacional: cuando los datos se comunican a un encargado ubicado en el exterior para que realice el tratamiento por cuenta de PANDAMUG S.A.S. Estas transmisiones se amparan en contratos o condiciones de tratamiento de datos en los términos del artículo 2.2.2.25.5.2 del Decreto 1074 de 2015, en virtud de los cuales el encargado se obliga a tratar los datos conforme a esta Política, a salvaguardar su seguridad y a guardar confidencialidad.
• Transferencia internacional: cuando los datos se envían a un tercero ubicado en el exterior que actúa como responsable del tratamiento. Estas transferencias solo se realizan hacia países que proporcionen niveles adecuados de protección de datos según los estándares fijados por la Superintendencia de Industria y Comercio, o con la autorización expresa e inequívoca del titular, o al amparo de las demás excepciones del artículo 26 de la Ley 1581 de 2012.

Estas operaciones podrán realizarse, entre otros, con los siguientes proveedores:

• Shopify: administración de la tienda virtual.
• Google: servicios de analítica, publicidad y medición.
• Meta: gestión de campañas publicitarias y medición de conversiones.
• Omnisend: comunicaciones comerciales y automatización de marketing.
• Microsoft y Hotjar: análisis del uso del sitio web.

Al aceptar esta Política, el titular autoriza de manera expresa las transferencias y transmisiones internacionales aquí descritas.

8. Herramientas Utilizadas para Publicidad y Analítica

Con el fin de analizar el desempeño de su sitio web y desarrollar estrategias de mercadeo, PANDAMUG S.A.S. utiliza herramientas propias y de terceros que recopilan información mediante cookies, identificadores digitales y tecnologías similares:

• Herramientas de analítica web: Google Analytics 4, Microsoft Clarity y Hotjar, para analizar el uso del sitio web y comprender el comportamiento de navegación.
• Herramientas de publicidad digital: Google Ads, Meta Ads, Meta Pixel y Meta Conversions API, para medir conversiones, evaluar el rendimiento de campañas y mostrar anuncios relacionados con los intereses del usuario.
• Gestión de etiquetas: Google Tag Manager, para administrar la activación de las herramientas anteriores conforme a las preferencias del usuario.

La instalación de cookies no esenciales y el tratamiento de datos con fines de analítica o publicidad personalizada están sujetos a la autorización previa del usuario, quien podrá otorgarla, modificarla o revocarla en cualquier momento mediante el panel de preferencias disponible en el sitio web, conforme a la Política de Cookies.

PANDAMUG S.A.S. podrá incorporar herramientas adicionales de naturaleza equivalente, siempre para las finalidades descritas en esta Política.

9. Conservación de los Datos Personales

PANDAMUG S.A.S. conservará los datos personales únicamente durante el tiempo razonable y necesario para cumplir las finalidades que justificaron su tratamiento y para atender las obligaciones legales o contractuales aplicables. Cumplidas dichas finalidades y vencidos los plazos legales de conservación, los datos serán suprimidos o anonimizados. Las bases de datos de la empresa tendrán una vigencia igual al tiempo en que se mantengan las finalidades del tratamiento, de acuerdo con los siguientes criterios:

10. Derechos del Titular y Procedimiento para su Ejercicio

De conformidad con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, los titulares de la información tratada por PANDAMUG S.A.S. tienen derecho a:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o cuyo tratamiento esté prohibido o no haya sido autorizado.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo cuando esta no sea requerida por la ley.
• Ser informados, previa solicitud, respecto del uso que se ha dado a sus datos personales.
• Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) quejas por infracciones a la normativa de protección de datos.
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales, o cuando no exista un deber legal o contractual de conservarlo.
• Acceder de forma gratuita a sus datos personales al menos una vez cada mes calendario y cada vez que existan modificaciones sustanciales de esta Política.

Procedimiento para el ejercicio de los derechos

Personas legitimadas. Los derechos podrán ser ejercidos por el titular, sus causahabientes, su representante o apoderado, o por estipulación a favor de otro o para otro, previa acreditación de la calidad correspondiente.

Área responsable y canales de atención. El área de Servicio al Cliente de PANDAMUG S.A.S. es la encargada de atender las consultas y reclamos de los titulares. Las solicitudes deberán presentarse a través de los canales indicados en la sección Información de Contacto y contener, como mínimo:

• Nombre completo y tipo y número de documento de identidad del titular.
• Datos de contacto para recibir la respuesta (correo electrónico, dirección o teléfono).
• Descripción clara de los hechos y del derecho que desea ejercer.
• Los documentos que acrediten la identidad o la representación, cuando corresponda.

Consultas. Serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informarán al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá, la cual no podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Reclamos. El titular que considere que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o que advierta un presunto incumplimiento de los deberes legales, podrá presentar un reclamo.

Si el reclamo resulta incompleto, PANDAMUG S.A.S. requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a su recepción para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos, en un término no mayor a dos (2) días hábiles, una leyenda que diga «reclamo en trámite» y el motivo del mismo, la cual se mantendrá hasta que el reclamo sea decidido.

El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atenderlo dentro de dicho término, se informarán al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá, la cual no podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Supresión de datos y revocatoria de la autorización. Se tramitarán por el procedimiento de reclamo. No procederán cuando el titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos. La revocatoria no afectará la licitud del tratamiento realizado con anterioridad.

Quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio. De conformidad con el artículo 16 de la Ley 1581 de 2012, el titular solo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante PANDAMUG S.A.S.

11. Tratamiento de Datos Personales de Menores de Edad

PANDAMUG S.A.S. reconoce la especial protección que el artículo 7 de la Ley 1581 de 2012 otorga a los datos personales de los niños, niñas y adolescentes.

Los productos y servicios de la empresa están dirigidos al público en general y no tienen como finalidad recopilar intencionalmente datos personales de menores de edad. Las compras en el sitio web deben ser realizadas por personas mayores de edad.

Cuando, de manera excepcional, sea necesario tratar datos personales de un menor de edad, dicho tratamiento se realizará únicamente cuando:

• Responda y respete el interés superior del niño, niña o adolescente y asegure el respeto de sus derechos fundamentales.
• Se cuente con la autorización previa, expresa e informada de su representante legal, previo ejercicio del derecho del menor a ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta su madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.

Si PANDAMUG S.A.S. tiene conocimiento de que ha recopilado datos de un menor de edad sin el cumplimiento de estos requisitos, procederá a suprimirlos, salvo que exista una obligación legal de conservarlos. Los representantes legales podrán ejercer, en nombre del menor, los derechos previstos en esta Política.

12. Seguridad de la Información

PANDAMUG S.A.S. adopta las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para otorgar seguridad a los registros y evitar su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. Entre las principales medidas implementadas se encuentran:

• Seguridad de las comunicaciones: conexiones cifradas mediante protocolo HTTPS y certificados SSL/TLS.
• Control de acceso y autenticación: gestión de credenciales y limitación del acceso a los datos al personal autorizado que lo requiera para el cumplimiento de sus funciones, sujeto a deberes de confidencialidad.
• Protección y continuidad de la información: copias de seguridad, monitoreo y actualización periódica de los sistemas, y selección de proveedores con estándares adecuados de seguridad.
• Capacitación y gestión interna: formación del personal y procedimientos internos para el tratamiento adecuado de los datos personales.
• Gestión de incidentes de seguridad: procedimientos para identificar, atender y mitigar incidentes que puedan comprometer la confidencialidad, integridad o disponibilidad de la información.

Ningún sistema de transmisión o almacenamiento electrónico es completamente infalible. En caso de presentarse violaciones a los códigos de seguridad o riesgos en la administración de la información de los titulares, PANDAMUG S.A.S. lo informará a la Superintendencia de Industria y Comercio, conforme al literal n) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, y a los titulares afectados cuando resulte procedente, y adoptará las medidas necesarias para mitigar sus efectos.

Los titulares son responsables de mantener la confidencialidad de sus credenciales de acceso, cuando estas existan, y de notificar oportunamente cualquier uso no autorizado de su cuenta.

13. Uso de Herramientas de Inteligencia Artificial y Automatización

PANDAMUG S.A.S. podrá utilizar herramientas de automatización e inteligencia artificial (IA) para apoyar la prestación de sus servicios y optimizar procesos internos, entre otras finalidades, para:

• Atención y servicio al cliente: brindar respuestas automáticas a consultas frecuentes y apoyar el seguimiento de solicitudes.
• Gestión operativa y administrativa: apoyar la gestión de pedidos y procesos administrativos, el análisis de información agregada y la detección de riesgos de fraude, errores operativos o incidentes de seguridad.
• Personalización de la experiencia del usuario: adaptar la navegación y las comunicaciones conforme a las preferencias del usuario y a las finalidades autorizadas.

El uso de estas herramientas se sujeta a las mismas finalidades, autorizaciones y principios descritos en esta Política, así como a los lineamientos impartidos por la Superintendencia de Industria y Comercio sobre el tratamiento de datos personales en sistemas de inteligencia artificial (Circular Externa 002 de 2024). En particular, la empresa procura tratar únicamente los datos necesarios y proporcionales para cada finalidad.

PANDAMUG S.A.S. no adopta, con base en estas herramientas, decisiones exclusivamente automatizadas que produzcan efectos jurídicos o afecten significativamente a los titulares sin intervención humana. Cuando el usuario interactúe con un sistema automatizado de atención, podrá solicitar ser atendido por una persona.

14. Modificaciones de la Política de Privacidad

PANDAMUG S.A.S. podrá modificar la presente Política para adaptarla a cambios normativos, a cambios en su operación (productos, servicios, tecnologías, canales o proveedores) o para fortalecer sus prácticas de privacidad y seguridad.

Los cambios sustanciales, en particular los referidos a la identificación del responsable o a las finalidades del tratamiento, serán comunicados a los titulares antes de su implementación o a más tardar al momento de implementarlos, mediante correo electrónico, avisos en el sitio web u otros medios idóneos. Cuando el cambio se refiera a la finalidad del tratamiento, la empresa obtendrá una nueva autorización de los titulares.

Las demás modificaciones entrarán en vigor a partir de la publicación de la nueva versión en el sitio web. La fecha de la última actualización se indica en la sección Vigencia.

15. Información de Contacto

Para cualquier consulta, reclamo, actualización, rectificación, supresión de datos o revocatoria de la autorización, los titulares podrán comunicarse con PANDAMUG S.A.S., en su calidad de responsable del tratamiento, a través de los siguientes canales:

16. Vigencia

La presente Política de Privacidad rige desde el 20 de agosto de 2024 y permanecerá vigente mientras PANDAMUG S.A.S. realice el tratamiento de datos personales o hasta que sea sustituida por una nueva versión debidamente publicada. Las bases de datos permanecerán vigentes durante el tiempo indicado en la sección Conservación de los Datos Personales.